vrijdag 8 april 2011

Gouda natter en beter

Raad op pad met iPad

In rap tempo wordt het verleden tijd: een gemeenteraad met stapels papier op tafel. De e-readers, vooral de iPads, halen links en rechts papier en laptops in. Een knop in je hoofd omzetten om alle informatie in een handomdraai op je scherm te hebben: het loont. Wat hebben gemeenten nodig, behalve een mentaliteitsverandering?

Het begint meestal met een paar enthousiaste raadsleden, griffiers en andere ambtenaren. Zet ze bij elkaar in een werkgroep, maak er een pilot van, reken de financiële gevolgen door en het digitale pad is gebaand. In Hardenberg waren al in 2009 de geesten rijp bij raad en griffie. In 2010 werd besloten tot de aankoop van iPads (64 Gb). In de raadzaal kwamen WiFipunten (draadloos netwerk) zodat iedereen de stukken kan binnenhalen. Raadsleden die overal online willen zijn met een 3G-verbinding, moeten zelf een sim-abonnement aanschaffen. Sinds januari 2011 liggen alleen nog maar iPads op de raadstafels in plaats van stapeltjes papier. Ook de interne ambtelijke organisatie doet het zonder papieren stukken en op 1 juli is het afgelopen met de externe abonnementen. Dan kunnen buitenstaanders (zoals de pers) een totale vergaderset downloaden in een pdf-bestand.

Geen weerstand
Van weerstand was geen sprake, vertelt raadsgriffier Jolanda Waaijer. Alle fractievoorzitters stonden erachter en de griffie functioneert als helpdesk. De hoogte van de computervergoeding ging omlaag naar 700 euro eens per vier jaar. In een verordening werd vastgelegd dat raadsleden daar een e-reader of iPad voor kunnen kopen. In de praktijk kwam dat voor iedereen neer op de laatste. Dat was de eerste besparing. De volgende was die op papier. Waaijer: ‘We verdienen de iPad in twee jaar terug. En dan hebben we alleen nog maar gekeken naar de besparing op papier. Enveloppen, drukkosten en portokosten zijn nog niet meegenomen. Nu de stukken voor het college ook niet meer op papier worden verstrekt, maar digitaal op de iPad binnenkomen, is het voordeel nog veel groter.’ Dankzij de volledige digitalisering kon ook bezuinigd worden op personeelslasten. De medewerkers zetten hun stukken in het raadsinformatiesysteem (RIS), het printen van de setjes, sorteren, drukken, stickeren, in enveloppen stoppen en bezorgen is allemaal niet meer nodig. Ook intern is de ambtelijke organisatie gestopt met het verspreiden van papieren stukken. Iedereen moet in het RIS kijken. Een essentiële voorwaarde is voor Waaijer dat de basis van het RIS staat als een huis. ‘Pas als digitalisering van de stukken is geregeld, kan de vervolgstap naar papierloos vergaderen goed worden gemaakt.’ Dat lukte Hardenberg in korte tijd doordat NotuBiz, de leverancier van het RIS, ook de NotuBox app voor de iPad maakt. De griffie zet de documenten uit het RIS in NotuBox en die complete set gaat in één document naar de NotuBox op de iPad.

Lichaamstaal
Voor de Hardenbergse griffier telt ook nog dat een raadslid niet meer, zoals bij de laptop, deels ‘schuilgaat’ achter zijn schermpje. ‘In de raadzaal moet je ook elkaars lichaamstaal, de non-verbale communicatie, kunnen zien. De kracht van een debat in de raad zit niet alleen in woorden.’ Een tip van haar voor andere gemeenten: ‘Als je kiest voor papierloos vergaderen, maak de overstap dan ook rigoureus. Zolang je papier ernaast houdt, is de verleiding om papier te blijven gebruiken groot. Papier is een automatisme en zit zo in ons systeem, dat digitaliseren vraagt om het omzetten van een knop in het hoofd. Printen doe je voortaan niet meer op papier, printen doe je op je iPad. Dat is digitaliseren!’

Het Goudse GroenLinks-raadslid Michel Klijmij en ChristenUnie-collega Theo Krins zijn het helemaal eens met Waaijer: het is prettig dat je in de vergaderzaal niet tegen laptopschermen aan zit te kijken, waar raadsleden half achter verscholen zitten. Gouda hoort ook bij de koplopers van het papierloze tijdperk. Het jaarlijkse budget voor ICT voor de raadsleden gaat naar iPads met een simkaart voor 3G. Klijmij: ‘Met een iPad kun je gelijk werken, zonder opstarttijden van een laptop, het houdt makkelijker vast, het leest prettiger en "natuurlijker" doordat je gewoon kunt bladeren. Het zoeken van stukken tekst gaat makkelijk. Het typen van teksten gaat lastiger, dat is wel een verschil.’ Krins: ‘Werken met een iPad is heel iets anders dan werken met een laptop. Zonder meer al door het formaat. De iPad is snel en overzichtelijk en je kunt hem direct starten. Je kunt hem dankzij de internetverbindingen altijd gebruiken, tijdens fractievergaderingen, raadsbijeenkomsten en sessies met burgers bijvoorbeeld. Je hebt altijd de vereiste informatie bij je en je kunt makkelijk aantekeningen maken. En dat scheelt weer tijd voor het uitwerken. En de toepassingen zijn gebruiksvriendelijk.’ (...)

Vindplaats: VNG Magazine nr. 7, Special Overheid & ICT, 1 april 2011, pagina 26 Auteur: Inge Crul - 01/04/2011

donderdag 7 april 2011

Twitteren in de raadzaal: minachting of communicatie?

Is het minachting van collega’s en publiek, verveling of juist een prima vorm van communicatie? Twitteren tijdens een raadsvergadering, onderling of naar de buitenwacht leidt tot heftige discussies. Gaan we naar ‘twitterverboden’ of gaat het om zelfdiscipline?

Doetinchem, januari 2011. De wethouders hebben ‘het gevoel’ dat hun een twitterverbod is opgelegd vanuit de raad. Wethouder Loes van der Meijs (VVD) die volgens haar eigen site nimmer twittert tijdens de raadsvergadering, reageert naar een journalist: ‘Dan ga ik toch een boek lezen.’ Dat schiet een raadslid in het verkeerde keelgat. Sarcastische reactie van de wethouder aan de lokale pers: ‘Als dat dan ook niet mag, neem ik in het vervolg een breiwerk mee.’ Publiciteit en een lokale rel zijn haar deel en op haar site trekt ze het boetekleed aan voor haar onbedoelde ‘uitglijer’. Raadsgriffier Bert van der Haar beaamt: ja, er was een discussie, en nee, er is geen verbod. Van der Meijs op haar site: ‘De vraag aan het college en de raadsleden was om verstandig met twitteren om te gaan. Dat zal gebeuren.’

Twitterverbod Zijn er echt twitterverboden? Even rondbellen. Griffier Eric Duijmelinck, Nuenen: ‘We hebben één keer een twitterend raadslid gehad en die is op verzoek van de voorzitter gestopt.’ Griffier Hans van der Does van Voorschoten gaat het primair om respect. Voorschoten heeft geen formeel twitterverbod. ‘Het gaat niet om het twitteren op zich, je loopt tenslotte ook wel eens de gang op om met iemand te praten. Het is het effect wat het kán hebben op de vergadering. Twitteren komt gauw over als desinteresse. Als raadsleden met elkaar twitteren, kan een soort subvergadering ontstaan.’

Salima Belhaj, D66-fractievoorzitter in Rotterdam, vindt twitteren een negatieve beïnvloeding van het raadsdebat, schreef ze onlangs in NRC Handelsblad. Ze sabelt de ‘twitterversatie’ neer: Twitteraars die op elkaar reageren tijdens het debat en tweets dan weer gebruiken in datzelfde debat zetten de niet-twitterende politici op achterstand. Dat werkt ondermijnend voor de rol en verantwoordelijkheid van een volksvertegenwoordiger. Prima dat burgers op Twitter laten horen weten wat ze vinden van het debat, dat confronteert de politici direct met de meningen. Maar de vraag is of ook politici dit zouden moeten willen doen.’

PvdA-fractievoorzitter en fervent twitteraar Peter van Heemst vindt het allemaal koudwatervrees. Hij zou het liefst een groot scherm neerzetten in de raadzaal, waar alle tweets meteen op staan. ‘Waarom is dit medium anders dan andere? Er zijn toch nu ook al andere communicatiemiddelen waar anderen geen weet van hebben: een sms’je, een mail, een krabbeltje op papier, een gesprek op de gang?’

Storend
‘Uitermate storend digitaal wangedrag’, zegt D66-fractievoorzitter Paul van Meenen in Leiden. Hij twittert zelf soms, met mate, maar in de raadzaal: nee. ‘Alsof mensen alsmaar door het debat heen praten. Dat leidt de aandacht af. Een soort schaduwdebat. Dat becommentariëren van elkaar en sprekers vind ik beneden alle peil. Het is slecht voor de kwaliteit van de besluitvorming. Als ik iets wil overleggen, ga ik wel de zaal uit.’ Pieter Kos, fractievoorzitter van GroenLinks in Leiden, is juist erg vóór. ‘Twitteren werkt als een olievlek en verlevendigt het debat. Het dient de openheid en een raadsvergadering is niet besloten. Ik quoot, ik becommentarieer stemgedrag, ik geef mijn persoonlijke observatie.’ Hij vindt wel dat raadsleden via Twitter geen andere geluiden moeten laten horen dan hun officiële woordvoerders. ‘Als ik woordvoerder ben, heb ik ook geen tijd om te twitteren.’

Blogs
Het presidium in Gouda stelde in 2009 regels aan het zonder toestemming citeren uit informeel overleg. Protest daartegen leidde toen zelfs tot een burgerinitiatief op petities.nl, gestart via Twitter. GroenLinks-raadslid Michel Klijmij: ‘Die regels waren onzin, er wérd niet geciteerd uit informeel overleg. Er waren alleen een paar raadsleden bang dat het zou kúnnen gebeuren.’ Hoe om te gaan met bloggen en twitteren is aan de fracties overgelaten. ‘Logisch, regels kunnen toch niet gehandhaafd worden, gezien je vrijheid als volksvertegenwoordiger. Als we regels opgelegd krijgen over twitteren is het einde zoek, dan zou je alle communicatie moeten reguleren.’ Theo Krins (ChristenUnie Gouda), blogger en twitteraar, is het helemaal met hem eens. Twitter heeft wel een heel andere dynamiek dan blogs, zegt hij. ‘Het is een vluchtig middel waarmee je korte statements kunt maken en een groeiende groep volgt dit. Vooral tijdens raadsvergaderingen wordt er intensief getwitterd, waarbij de aanwezige journalisten ook regelmatig participeren in het “schaduwdebat”.’ Toen er toch wat irritatie in Gouda ontstond door wat al te veel intensief getwitter, zijn in overleg met het presidium spelregels gemaakt. Een fatsoenscode, aldus Krins. ‘Een woordvoerder twittert niet en we houden het uiteraard ook leuk. Het was soms wel erg op de persoon gericht en dat geeft wrijving.’

Vindplaats: VNG Magazine nr. 7, Special Overheid & ICT, 1 april 2011, pagina 29 Auteur: Inge Crul - 01/04/2011