In rap tempo wordt het verleden tijd: een gemeenteraad met stapels papier op tafel. De e-readers, vooral de iPads, halen links en rechts papier en laptops in. Een knop in je hoofd omzetten om alle informatie in een handomdraai op je scherm te hebben: het loont. Wat hebben gemeenten nodig, behalve een mentaliteitsverandering?
Het begint meestal met een paar enthousiaste raadsleden, griffiers en andere ambtenaren. Zet ze bij elkaar in een werkgroep, maak er een pilot van, reken de financiële gevolgen door en het digitale pad is gebaand. In Hardenberg waren al in 2009 de geesten rijp bij raad en griffie. In 2010 werd besloten tot de aankoop van iPads (64 Gb). In de raadzaal kwamen WiFipunten (draadloos netwerk) zodat iedereen de stukken kan binnenhalen. Raadsleden die overal online willen zijn met een 3G-verbinding, moeten zelf een sim-abonnement aanschaffen. Sinds januari 2011 liggen alleen nog maar iPads op de raadstafels in plaats van stapeltjes papier. Ook de interne ambtelijke organisatie doet het zonder papieren stukken en op 1 juli is het afgelopen met de externe abonnementen. Dan kunnen buitenstaanders (zoals de pers) een totale vergaderset downloaden in een pdf-bestand.
Geen weerstand
Van weerstand was geen sprake, vertelt raadsgriffier Jolanda Waaijer. Alle fractievoorzitters stonden erachter en de griffie functioneert als helpdesk. De hoogte van de computervergoeding ging omlaag naar 700 euro eens per vier jaar. In een verordening werd vastgelegd dat raadsleden daar een e-reader of iPad voor kunnen kopen. In de praktijk kwam dat voor iedereen neer op de laatste. Dat was de eerste besparing. De volgende was die op papier. Waaijer: ‘We verdienen de iPad in twee jaar terug. En dan hebben we alleen nog maar gekeken naar de besparing op papier. Enveloppen, drukkosten en portokosten zijn nog niet meegenomen. Nu de stukken voor het college ook niet meer op papier worden verstrekt, maar digitaal op de iPad binnenkomen, is het voordeel nog veel groter.’ Dankzij de volledige digitalisering kon ook bezuinigd worden op personeelslasten. De medewerkers zetten hun stukken in het raadsinformatiesysteem (RIS), het printen van de setjes, sorteren, drukken, stickeren, in enveloppen stoppen en bezorgen is allemaal niet meer nodig. Ook intern is de ambtelijke organisatie gestopt met het verspreiden van papieren stukken. Iedereen moet in het RIS kijken. Een essentiële voorwaarde is voor Waaijer dat de basis van het RIS staat als een huis. ‘Pas als digitalisering van de stukken is geregeld, kan de vervolgstap naar papierloos vergaderen goed worden gemaakt.’ Dat lukte Hardenberg in korte tijd doordat NotuBiz, de leverancier van het RIS, ook de NotuBox app voor de iPad maakt. De griffie zet de documenten uit het RIS in NotuBox en die complete set gaat in één document naar de NotuBox op de iPad.
Lichaamstaal
Voor de Hardenbergse griffier telt ook nog dat een raadslid niet meer, zoals bij de laptop, deels ‘schuilgaat’ achter zijn schermpje. ‘In de raadzaal moet je ook elkaars lichaamstaal, de non-verbale communicatie, kunnen zien. De kracht van een debat in de raad zit niet alleen in woorden.’ Een tip van haar voor andere gemeenten: ‘Als je kiest voor papierloos vergaderen, maak de overstap dan ook rigoureus. Zolang je papier ernaast houdt, is de verleiding om papier te blijven gebruiken groot. Papier is een automatisme en zit zo in ons systeem, dat digitaliseren vraagt om het omzetten van een knop in het hoofd. Printen doe je voortaan niet meer op papier, printen doe je op je iPad. Dat is digitaliseren!’
Het Goudse GroenLinks-raadslid Michel Klijmij en ChristenUnie-collega Theo Krins zijn het helemaal eens met Waaijer: het is prettig dat je in de vergaderzaal niet tegen laptopschermen aan zit te kijken, waar raadsleden half achter verscholen zitten. Gouda hoort ook bij de koplopers van het papierloze tijdperk. Het jaarlijkse budget voor ICT voor de raadsleden gaat naar iPads met een simkaart voor 3G. Klijmij: ‘Met een iPad kun je gelijk werken, zonder opstarttijden van een laptop, het houdt makkelijker vast, het leest prettiger en "natuurlijker" doordat je gewoon kunt bladeren. Het zoeken van stukken tekst gaat makkelijk. Het typen van teksten gaat lastiger, dat is wel een verschil.’ Krins: ‘Werken met een iPad is heel iets anders dan werken met een laptop. Zonder meer al door het formaat. De iPad is snel en overzichtelijk en je kunt hem direct starten. Je kunt hem dankzij de internetverbindingen altijd gebruiken, tijdens fractievergaderingen, raadsbijeenkomsten en sessies met burgers bijvoorbeeld. Je hebt altijd de vereiste informatie bij je en je kunt makkelijk aantekeningen maken. En dat scheelt weer tijd voor het uitwerken. En de toepassingen zijn gebruiksvriendelijk.’ (...)
Vindplaats: VNG Magazine nr. 7, Special Overheid & ICT, 1 april 2011, pagina 26 Auteur: Inge Crul - 01/04/2011
Geen opmerkingen:
Een reactie posten